5 วิธีจัดการเวลาทำงานให้มีประสิทธิภาพ

พราะเวลาไม่เคยหยุดเดิน และงานหรือปัญหาก็มีเข้ามาอยู่ตลอดเวลา ทำให้หลายครั้งที่ ‘ทำงานไม่ทัน’ จึงไม่ใช่เพราะขี้เกียจ หมดไฟ (Burnout) หรือหมดใจ (Brownout) หรอก แต่เป็นเพราะเราไม่สามารถจัดการเวลาในการทำงานได้ พองานหนึ่งมีปัญหาก็ส่งผลให้ทุก ๆ งานถูกเลื่อนออกไป จนกลายเป็นเลทในที่สุด

จัดลำดับความสำคัญของงานด้วย To-Do List

การทำ To-Do List จะทำให้เราเห็นภาพรวมของชิ้นงานนั้น เช่น ขั้นตอนต้องเป็นยังไง ต้องส่งต่อไปให้ใครทำบ้าง ในระยะเวลาจำกัดนี้ หรือขั้นตอนนี้เราจบงานได้เอง ยิ่งเราจัดการ To-Do List ละเอียดมากเท่าไหร่ก็จะทำให้เราเห็นภาพรวมมากเท่านั้น จากนั้นค่อยมาจัดลำดับตามความสำคัญและเดตไลน์ของงาน

 

เข้าใจช่วงเวลาทำงานตัวเอง

คนทำงานก็ล้วนมีเวลาที่ชอบทำงานเป็นของตัวเอง บางคนคิดอะไรไม่ออกตอนบ่าย ๆ หรือตื่นเช้าแล้วสมองยังทำงานไม่ครบ 100 เปอร์เซ็นต์ หากเราว่าตัวเองเป็นคนชอบทำงานเวลาไหน ตอนเช้าตรู่แดดอ่อน ๆ หรือตอนกลางคืนที่ทุกอย่างเงียบสงบ ก็ลองเอางานสำคัญไปทำในช่วงนั้นของวัน เพราะงานจะออกมาดีและมีประสิทธิภาพ เป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยให้เราบริหารจัดการเวลาได้เป็นอย่างดี

 

Work Smarter, Not Harder 

ทุกคนมักรู้อยู่แก่ใจ ว่าการทำงานหนักไม่ใช่การทำงานที่ถูก และการทำโอทีทุกวันก็ไม่ใช่เรื่องที่ดี เลยตั้งใจเอางานทุกงานมาทำพร้อม ๆ กัน ทั้งที่จริงแล้วการทำงานให้เสร็จเป็นชิ้น ๆ ไปทีละงานต่างหากที่จะทำให้เราโฟกัสงานนั้นได้อย่างเต็มที่ เพราะฉะนั้นคนที่บริหารเวลาได้มีคุณภาพจะไม่ใช่คนทำงานได้เยอะหรือทำงานหนัก แต่คนที่สามารถบริหารเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้สามารถสร้างชิ้นงานคุณภาพออกมาได้ต่างหากคือคนที่บริหารเวลาได้ดี

 

เลิกผัดวันประกันพรุ่ง

การผัดวันประกันพรุ่งนอกจากจะทำให้การทำงานแต่ละขั้นตอนถูกเลื่อนออกไปแล้ว ยังทำให้วินัย เวลา และพลังงานในการทำงานเสียไปอย่างเปล่าประโยชน์ จนสุดท้ายมันก็จะส่งผลต่อชีวิตส่วนตัวของเราในตอนที่ทำงานไม่ทันด้วย หากรู้สึกว่ายังไม่อยากทำงานที่อยู่ตรงหน้า ไม่ว่าจะเพราะขี้เกียจ ยังไม่มีเวลา หรือยังคิดไม่ออก ลองแบ่งงานเป็นส่วนเล็ก ๆ แล้วค่อย ๆ ทำทีละส่วนก่อน ว่าสามารถทำส่วนไหนได้ก่อนบ้างไหม หรือไม่ก็จำกัดเวลาในการทำงานแต่ละครั้งให้สั้นลงก็จะช่วยให้งานของเราสำเร็จได้เช่นกัน

 

เผื่อเวลารับมือเรื่องไม่คาดคิดด้วย

นอกจากการทำงานให้เสร็จก่อนเวลาจะทำให้เราทบทวน ตรวจสอบความถูกต้องของชิ้นงานนั้นได้อีกครั้งแล้ว การทำแบบนี้จะช่วยให้เรามีเวลาเผื่อสำหรับรับมือเรื่องไม่คาดคิดที่อาจมากระทบกับงานของเรา ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าลองวางแผนการทำงานไว้แค่ 50 เปอร์เซ็นต์จากเวลาจริง สมมติว่าเรามีเวลาทำงาน 1 ชั่วโมงก็วางแผนใช้เวลาแค่ 30 นาที

 

ในการทำงานอาจจะมีบางงานที่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาเข้ามาหาเราแบบไม่ทันตั้งตัว ขอภายใน 1 ชั่วโมง ขอภายในวันนี้ หากเรารู้สึกว่างานที่รับผิดชอบกำลังล้นมืออยู่ การเตรียมคำพูดปฏิเสธเอาไว้บ้างก็เป็นเรื่องที่ควรทำ วิธีเช็กง่าย ๆ ก็คือดูจาก To-Do List ที่ทำเอาไว้ ว่ามากน้อยแค่ไหน หากมากเกินที่เราจะรับมือไหว การกล่าวปฏิเสธเพื่อไม่ให้กระทบงานโดยตรงและเวลาส่วนตัวก็เป็นเรื่องที่ควรทำ

Credit : Jobthai

%d bloggers like this: